Suomessa siirryttiin reilu vuosi sitten rytinällä etätyöhön. Muutos vaati puolin ja toisin johtamiselta sekä työntekijöiltä joustoa. Olemme pakon edestä oppineet sekä etätyön eduista että myös siitä, millaista tukea etätyössä onnistuminen työyhteisöltä vaatii. Millaisia kysymyksiä johtajien kannattaisi pohtia, kun rajoituksia puretaan pandemiatilanteen hellittäessä?
Muutoksesta toiseen – muista ihmiset!
Nyt on hyvä hetki miettiä työpaikan käytänteitä uusiksi: palaavatko kaikki fyysisesti toimistolle viitenä päivänä viikossa vai voisiko mahdollisuutena olla niin sanottu hybridimalli, jossa tehdään sujuvasti töitä sekä paikan päällä että kotona?
DNA:n henkilöstökyselyssä viiden päivän toimistoviikon kannatus sai murskatuloksen – vain 5 % haluaa jatkossa palata koko työviikoksi toimistolle. Oletteko te työyhteisössänne jo kartoittaneet toimistolle paluun plussat ja miinukset? Entäpä työntekijöiden omat toiveet?
Työkalulaatikko muutosjohtamisen tueksi
Ensimmäinen askel onnistuneeseen muutokseen on tekninen johtaminen. Se pitää sisällään niin tavoitteiden asettamisen, aikatauluttamisen, toimivan roolituksen kuin resurssien ja budjetin miettimisen. Toinen (ja monesti liikaa sivuun jäävä) kulmakivi on ihmisten johtaminen.
Nyrkkisääntönä voidaan pitää sitä, että on monta erilaista tapaa muutoksen saattamisessa maaliinsa. Y4 Worksin henkilöstöjohtaja Susanna Jokimies koulutti keväällä 2021 johtajia ja esihenkilöitä onnistuneesta etätyön muutosjohtamisesta.
Tässä Susannan seitsemän kohdan lista valikoiduista keinoista kokonaan etätyöhön tai hybridimalliin siirtymisen tueksi:
- Viestintä, viestintä ja vielä kerran viestintä. Miksi muutos tehdään ja mitä hyötyä siitä on? Maalaa tulevaisuuskuvaa, joka antaa merkitystä ja motivaatiota tiimille. Kirkasta organisaatiotason visiota ja viesti siitä kaikille.
- Hyvä ja perusteellinen koulutus. Etätyössä(kään) ei saa pudota kelkasta. Panostakaa koulutukseen, jotta etätyöskentely sekä hybridimallissa työn tekeminen luonnistuu.
- Keskustelut ja sparraus. Tarjoa mahdollisuus avoimeen keskusteluun, kokemusten jakamiseen ja huolien esiin nostoon. Kuuntele huolet, ota ne huomioon ja vastaa niihin. Onnistunut muutosprosessi voi myös vahvistaa luottamusta.
- Esihenkilöiden tukeminen. Myös esihenkilötason tiimiläiset tarvitsevat tukea ja sparrausta. Säännölliset esihenkilöille suunnatut koulutukset ja aktiivinen viestintä tehostaa muutoksen jalkauttamista käytäntöön.
- Muutosagentit. Muutoksen ei tarvitse olla pelkästään johtajista ja tiiminvetäjistä kiinni. Muutosagentti voi olla työntekijä, jolla on esimerkiksi entuudestaan osaamista jonkin uuden järjestelmän käytöstä. Agentin osaaminen kannattaa valjastaa käyttöön positiivisen vaikutuksen saamiseksi!
- Vanhan tavan tekeminen mahdottomaksi. Kova keino, mutta yhdessä muiden pehmeämpien keinojen kanssa varsin toimiva. Esimerkiksi etätyön tehostaminen voi tarkoittaa järjestelmästä toiseen siirtymistä, joten tällöin vanhan järjestelmän käyttö estetään täysin.
- Kannustimet. Asettakaa yhdessä tavoitteet myös muutoksen äärellä ja palkitkaa, kun ne saavutetaan. Kiittäkää, juhlistakaa tiiminä tai myöntäkää bonuksia maaliin päästyä.
- Riittävä aika. Keinona hyvin yksiselitteinen: muutokseen täytyy antaa aikaa ja ajan kanssa myös huomataan, mitkä keinot toimivat työyhteisötason muutoksen saavuttamiseksi parhaiten.
—
Oli tavoitteena sitten minkälainen etätyön hybridimalli tahansa, on siihen johtavan sujuvan siirtymän takana onnistunut muutosjohtamisprosessi. Lyhyesti kaiken voi kiteyttää kolmeen V-kirjaimeen: visioon, viestintään ja vuorovaikutukseen. Näihin panostamalla pääsee ihmisten kanssa pitkälle.
Tekstin pohjana on käytetty Y4 Worksin henkilöstöjohtaja Susanna Jokimiehen johtajille suunnattua koulutusta etätyön muutosjohtamisesta.
—
Teksti: Laura Wathén